„Jak przezwyciężyć chęć odkładania zadań na później?”, to pytanie, które coraz częściej pojawia się przy kontraktowaniu sesji coachingowej. Pojawia się najczęściej u klientów, którzy z niezrozumiałych dla siebie powodów odkładają ważne rzeczy na później i zabierają się za nie w ostatniej chwili, mimo że mieli wystarczająco dużo czasu by zrobić je dużo wcześniej.
Prokrastynacja, bo tak nazywa się ten nawyk, stanowi często przyczynę dużego stresu, presji czasu oraz związana jest z przeżywaniem wielu nieprzyjemnych emocji, takich jak lęk, wstyd, złość czy poczucie winy. Jeżeli klient powtarza takie zachowania, ulegają one wzmocnieniu, a powstały nawyk może okazać się sporą przeszkodą dla efektywności i produktywności zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym.
Co jest ważne, a co pilne?
Z reguły do zadań, które wykonuje klient podchodzi on pod kątem ich ważności i pilności. Zadania pilne i ważne wykonuje najczęściej natychmiast, gdyż nie bardzo decyduje się na możliwość ich odłożenia. Klienci, którzy przeznaczają większość swojego czasu w ciągu dnia realizując te właśnie zadania, mają wysoki poziom tzw. stresu czasowego związany z niemożliwością zrealizowania wszystkiego co jest konieczne. Przypomina to sytuację nieustannego „gaszenia” wciąż na nowo powstających pożarów, i wynika z braku umiejętności ustalania priorytetów. Niezwykle ważną grupą zadań są zadania ważne, ale jeszcze nie na tyle pilne, żeby konieczne lub możliwe było wykonanie ich od razu. To co byłoby najbardziej optymalne, to zaplanowanie ich w czasie i zrealizowanie zgodnie z przyjętym planem. Niestety, ważne zadania, które z rozmaitych powodów odkładane są na później, po jakimś czasie znowu zaczynają spełniać kryterium pilności, stając się źródłem kolejnego stresu i pośpiechu.
Rola nawyków semantycznych w pracy coacha
W pracy coachingowej ogromną rolę odgrywają wartości i przekonania klienta dotyczące realizowanych przez niego zadań. To w jaki sposób klient myśli, i jakie ma nastawienie do zadań, które ma do wykonania, ma często kluczowe znaczenie dla ich realizacji. Znajomość, często nieświadomych, nawyków semantycznych jakimi operuje klient może okazać się dla niego pomocna w takim jego podejściu do wykonywanych zadań, żeby prawdopodobieństwo ich osiągnięcia było wyższe. Na jakie nawyki semantyczne warto zatem zwrócić uwagę w pracy coachingowej z klientem?
Wartości i przekonania
W trakcie sesji coachingowych można często usłyszeć: „to zadanie mnie stresuje”, „to zadanie mnie denerwuje”, „ta praca mnie dobija” itd. To nie fakty powodują zdenerwowanie klienta, ale raczej jego opinia na temat tego co się dzieje. To klient sam się denerwuje, ponieważ w określony sposób ocenia daną sytuację. Co można zrobić? Ważne jest, żeby zaakcentować jego „wewnątrzsterowność” i zachęcić do wzięcia przez niego odpowiedzialności za swoje emocje i uczucia. Jeżeli będzie on miał świadomość, że jego emocje są wynikiem przekonań, będzie mógł – jeżeli podejmie taką decyzję – zmienić niektóre ze swoich przekonań zwiększając prawdopodobieństwo realizacji założonych zadań. W podanych przykładach to klient sam się stresuje, sam denerwuje, i sam dobija myśląc o tym co się dzieje, w taki sposób, że to robi. Emocje powstają w jego mózgu.
Uogólnienia
Klienci z nawykiem prokrastynacji często używają uogólnień. Określenia typu: „zawsze”, „nigdy”, „nikt”, „każdy”, „wszyscy”, „nic” (np. „nic mi się nigdy nie udaje”) to absolutystyczne stwierdzenia i rzadko, jeżeli w ogóle i kiedykolwiek, odpowiadają rzeczywistości. Bardzo łatwo znaleźć można przykłady pokazujące nieracjonalność takiego myślenia, niemniej jednak myśląc w taki sposób mózg stara się znaleźć na to potwierdzenie, odpowiednio przetwarzając te informacje, które są z tym zgodne. Pojawia się tu zagrożenie samospełniającej się przepowiedni, np. „nic mi się nigdy nie udaje”, i wyciąganie wniosków na podstawie niepełnej lub wręcz zafałszowanej informacji. Przy planowaniu realizacji zadań ważne jest rozważenie każdej sytuacji ze względu na płynące z niej szanse i zagrożenia oraz skupieniu się na konkretnym zadaniu, które chcemy wykonać.
Porażki i niepowodzenia
Kolejnym słowem wzmacniającym nawyk prokrastynacji jest słowo „porażka”. Ważne by klient pamiętał, że słowo to tak naprawdę niewiele znaczy. Jeżeli osoba nie osiąga tego co założyła, to jest to jedynie tzw. „niepożądany rezultat”, czyli wynik inny niż ten, który jest dla niego istotny w danym momencie. Słowo to jest bardzo silnie nacechowane nieprzyjemnymi emocjami i wielu klientów myślących w taki sposób chce jak najszybciej zapomnieć o tym co się wydarzyło. Z tego powodu nazwanie jakiegoś wydarzenia, np. niezrealizowanego zadania, „porażką” wpływa na silnie negatywny odbiór tej sytuacji i odbiera możliwość wyciągnięcia wniosków. Prowadzi to często do powtarzania tego samego zachowania i kolejnej „porażki”. Ważne jest takie planowanie zadań przez klienta, aby wyciągając wnioski z niepożądanych rezultatów osiągnął w konsekwencji to, co sobie zaplanował.
„Nie da się”
„Nie mogę, to jest niemożliwe”, jest kolejnym sformułowaniem będącym powodem odkładania zadań. Jeżeli osoba zakłada, i jest szczerze przekonana, że nie może czegoś zrobić – jego mózg natychmiast podsunie mu wiele powodów, dla których „nie może tego zrobić” i najprawdopodobniej nawet nie zacznie tego robić. Mózg przetwarza komunikaty w sposób dosłowny i zaczyna zbierać dowody potwierdzające taki sposób myślenia. Ma to wpływ na dostrzeżenie szans i zagrożeń związanych z daną sytuacją oraz możliwością znalezienia rozwiązań. Jeśli klient jest z kolei przekonany, i mocno wierzy w to, że może coś zrobić (co jest realne), często przychodzą mu na myśl gotowe rozwiązania i sposoby poradzenia sobie z daną sytuacją. Poprzez stworzenie takich wyobrażeń odczuwa także przypływ energii i czuje się zmotywowany, by zrobić pierwsze kroki w pożądanym kierunku.
„Muszę”
Klienci często motywują się do wykonania zadania, które odkładają nadużywając słowa „muszę”. Przymus oznacza brak wyboru, co prawie nigdy nie jest rzeczywistością, i w naszej kulturze kojarzony jest bardzo negatywnie. Jeżeli klient myśli, że coś „musi” zrobić, to często przestaje to mieć dla niego pozytywną wartość. Dodatkowo zaczyna szukać możliwości obejścia przymusu i odczuwa nieprzyjemne emocje. Wierząc, że musi (jest zmuszony) coś zrobić (nawet coś, co lubi robić), odczuwa złość, spadek motywacji i energii. Często nie zdaje sobie również sprawy z tego, że może motywować się i osiągać cel w inny sposób. Słowa “muszę” można użyć we wspierający sposób w formie warunkowej np. „jeżeli chcę utrzymać pracę (osiągnąć ważny cel), to muszę np. przygotować raport”. Jednak zrobienie wszystkiego, by utrzymać pracę (ważny cel) pozostaje moim wyborem. Ważne jest uświadomienie sobie przez klienta, że w zdecydowanej większości sytuacji w życiu dokonuje wyboru. Może on być bardziej lub mniej pożądany, natomiast z reguły istnieje, a klient sam wybiera wykonywanie ważnych dla niego zadań w związku z tym, że coś chce zrobić lub uniknąć wykonania jakiegoś zadania. Nie jest zgodne z faktami, że klient np. musi pracować. Uświadomienie sobie przez niego, że wykonywana praca związana jest np. ze zdobywaniem pieniędzy w celu utrzymania rodziny (a jest to dla niego ważne i tego chce), pozwala mu zrozumieć z jakiego powodu to robi. Pomyślenie w kategoriach „nie lubię tego zadania, ale decyduje się to wykonać, aby osiągnąć to, czego chcę lub uniknąć tego, czego jeszcze bardziej nie chcę” pozwala wielu klientom odzyskać kontrolę. Uświadomienie sobie przez klienta tego czego chce i co jest dla niego ważne, ma kluczowe znaczenie i jest związane z osiąganiem istotnych dla niego celów.
„Trudna sprawa”
Klient często określa odkładane zadania jako „trudne”. Podobnie jak stwierdzenie „ja nie mogę tego zrobić”, jest to kolejny zabójca motywacji, zmniejszający prawdopodobieństwo osiągnięcia celu. Pomimo, że są klienci dla których świadomość, że coś jest „trudne” jest związana z myśleniem o tym w kategorii „wyzwania”, dla zdecydowanej większości z nich to znakomita „furtka”, z której można skorzystać nie mając ochoty czegoś zrobić. Myśląc o czymś w taki sposób, klient często usprawiedliwia sam przed sobą fakt unikania wyzwań, jakie niesie ze sobą życie. W rzeczywistości większość z tego co jest ważne i wartościowe w życiu (np. studia, praca, rodzina), to aktywności wymagające czasu i wysiłku. Wyzwania te nie są “trudne,” lecz wymagają zainwestowania energii i czasu by stawić im czoła. Zmiana starego nawyku nie jest “trudna,” ale wymaga świadomej uwagi i ćwiczenia.
„Spróbuję”
Wielu klientów, którzy myślą o wykonaniu jakiegoś zadania w kategoriach „spróbuję” daje sobie prawo do wahania się i zaniechania czynności, często jeszcze przed jej wykonaniem. Jest to kolejny bloker i furtka zmniejszająca prawdopodobieństwo osiągnięcia celu, a także jeden ze skuteczniejszych zabójców motywacji, ponieważ od początku sugeruje możliwość niepowodzenia. Posiada wbudowaną wymówkę, np. “próbowałem, ale było za trudne”. Istotne jest uświadomienie sobie przez klienta różnicy pomiędzy „próbowaniem” a „działaniem”.
„Nie miałem czasu”
To kolejne stwierdzenie-wymówka, pozwalające na zmniejszenie dyskomfortu związanego z odwlekaniem zadań przez klienta. Ważne aby miał on świadomość, że czas nie jest „posiadany”, nie można go więc też „stracić”. Stwierdzenia takie budują alibi dla jego nieskuteczności i zapobiegają chęci wzięcia odpowiedzialności za siebie. Ważne jest aby klient uświadomił sobie, że sam ustala priorytety i określa co jest dla niego ważne, ważniejsze i najważniejsze w ciągu danego dnia. Czas jest „nierozciągliwy”, dlatego konieczna jest jego świadoma organizacja. Dopiero z tą świadomością można zaplanować i zrealizować pewne czynności lub świadomie z nich zrezygnować. Nie ma też możliwości aby zrobić coś nowego, jeżeli osoba nadal robi wszystko tak, jak robiła dotychczas.
Jak walczyć z prokrastynacją?
Zapisanie zadań na kartce, tworzenie list z zadaniami do wykonania oraz ich podzielenie na mniejsze części, wprowadzenie zasady „TERAZ”, realizowanie zadania przez określoną ilość czasu i robienie sobie przerw, czy nagradzanie się za wykonanie określonego zadania, to tylko niektóre z konkretnych metod zwiększających prawdopodobieństwo realizacji odkładanych zadań. Kluczowa wydaje się być zgodność zachowania klienta z jego wartościami i przekonaniami. Proces coachingowy może być bardzo pomocny w odkryciu tych zależności.
Opracował mgr Tomasz Drożdż
